Projektablaufplan-Software

Zum Thema "Mind Mapping" gibt es sehr viele und sehr unterschiedliche Programme, angefangen von einfachen Freeware-Lösungen, über Online-Anwendungen bis hin zu Komplettpaketen, die sehr viel mehr leisten, als einfache Mindmap-Funktionalität zu bieten.

Anhand einer Software der letzten Kategorie – MindView – soll gezeigt werden, welche Features eine Software zum Erzeugen eines Projektablaufplans unbedingt nötig und welche wünschenswert und hilfreich sind.

Projektablauf im Gantt-Diagramm

Selbstverständlich muss eine Projektablaufplan-Software das Projekt als Gantt-Diagramm darstellen können, denn dies ist die geeignete Form schlechthin, um den Projektablaufplan einerseits übersichtlich und andererseits inklusive aller den Verlauf beeinflussenden Parametern abzubilden.

Wichtig und extrem zeitsparend ist dabei, wenn ein Wechsel vom Organigramm (in dieser Form wird der vorgeschaltete Projektstrukturplan idealerweise generiert) zur Gantt-Ansicht einfach per Mausklick, d.h. ohne Eingabe von Namen, Werten und Strukturen stattfinden kann.

Abbildung 1: Beliebiger Wechsel zwischen allen angebotenen Ansichten sollte möglich sein.

Noch besser ist es, wenn dieser Wechsel nicht nur in dieser "Richtung vorwärts", sondern auch umgekehrt funktioniert, um die Struktur ggf. zu ergänzen oder zu verändern. In MindView sind alle 6 Ansichten untereinander austauschbar.

Ergänzen weiterer Werte im Gantt-Diagramm

Die Hauptaufgabe des Gantt-Diagramms ist natürlich, den eigentlichen Verlauf des Projekts abzubilden, d.h. Datierung und Dauer von Einzelaufgaben sowie die Abhängigkeiten untereinander. Die Möglichkeiten einer guten, "ausgewachsenen" Projektablaufplan-Software gehen aber sehr viel weiter.

Abbildung 2: Darstellung des Ablaufs sowie Datierung und Dauer von Aufgaben sind Basisfunktionen des Gantt-Diagramms.

So können idealerweise jeder Aufgabe Ressourcen (Menschen. Maschinen, Material) zugewiesen werden und die Dauer der Aufgabe (automatisch berechnet) beeinflussen. Dynamische und fixe Daten können kombiniert werden, wobei jeweils der komplette Ablauf entsprechend angepasst wird. Noch exakter wird der Projektablaufplan, wenn die Ressourcen nicht global verwaltet werden, sondern Arbeitszeiten, Verfügbarkeit und Kosten individuell angegeben werden können.

Austausch mit MS Project

Unser Beispielprogramm MindView ist auch und vor allem als Projektablaufplan-Software ausgesprochen umfassend; allerdings gibt es immer noch eine Software, die noch spezifischer auf eine bestimmte Aufgabenstellung eingeht. Der Industriestandard bzgl. Gantt-Diagrammen dürfte MS Project sein, d.h. es ist wünschenswert, dass die Software einen Export zu Project unterstützt, um ggf. dort weiterarbeiten zu können.

Abbildung 3: Projekte können per Mausklick nach MS Project exportiert und incl. aller Änderungen wieder importiert werden.

MindView kann das – und damit nicht genug: Wie bei fast allen Exporten (u.a. Word, PowerPoint, Excel u.v.a.) ist auch bei Project nicht nur der Export als Einbahnstraße möglich, sondern – genauso einfach – der Import, der übrigens auch bei nativen Project-Dateien möglich ist. Selbst Optionen, die es in MindView nicht gibt, werden beibehalten und stehen bei erneutem Export nach Project wieder zur Verfügung.

Alternative Darstellung des Projektablaufplans

Obwohl das Gantt-Diagramm wie geschaffen für die Darstellung eines Projektablaufplans ist, kann es doch vorkommen, dass es in seiner Komplexität, Kollegen oder Vorgesetzte, die es nur dem Namen nach kennen, überfordert. Es empfiehlt sich deshalb eine alternative Darstellung des Ablaufs, z.B. durch eine Zeitleiste.

Abbildung 4: Einfache und deshalb leichtverständliche Darstellung des Projektablaufplans per Zeitleiste

Im besten Fall sollte dafür kein separater Export oder Ähnliches nötig sein: Ideal ist, wenn man einfach zwischen den Darstellungsmodi umschalten kann.

Projektbericht als Ergänzung des Projektablaufplans

Eine völlig andere Art als das Gantt-Diagramm zur Darstellung eines Projekts und damit auch des Projektablaufplans bietet ein entsprechend genauer Projektbericht. Idealerweise wird er automatisch (per Mausklick) erzeugt und beleuchtet das Projekt von allen Seiten, d.h. er bietet einen Gesamtüberblick über Aufgaben und Ablauf (inkl. dem Grad der Fertigstellung), stellt aber auch die beteiligten Ressourcen, deren Aus- und ggf. Überlastung sowie mögliche Überschneidungen und sonstige kritische Situationen dar.

Abbildung 5: Projektbericht, der auf dieser Seite die einzelnen Aufgaben und ihre Dauer zeigt.