Projektablaufplan

Was ist ein Projektablaufplan?

Der Projektablaufplan (PAP) basiert auf dem Projektstrukturplan (PSP) und ist – davon ausgehend - der logische, nächste Schritt. Während im PSP die Gesamtarbeiten immer wieder in kleinere, zusammengehörige Einheiten bis hin zu einzelnen Arbeitspaketen (AP) aufgeteilt werden (das Projekt also strukturiert wird), definiert der Projektablaufplan unter anderem den zeitlichen Ablauf dieses Projekts.

Anmerkung: Der Übersichtlichkeit halber wurde als Beispiel für den PSP das gleiche Projekt verwendet wie für diesen Projektablaufplan. Bitte schalten Sie zum Vergleich einfach auf Projektstrukturplan.

Während die Mindmap- oder Organigramm-Ansicht für die Erstellung eines PSP ideal ist (übersichtlich, strukturiert, einfach zu bedienen), ist für den Projektablaufplan eine andere Art der Darstellung wünschenswert, in der die Zeiten der Einzelarbeiten sowie deren Reihenfolge und zeitliche Position abgebildet werden.

Projektablaufplan-Software

Projektablaufplan als Gantt-Diagramm

Die bei weitem gängigste Art der Darstellung eines Projektablaufplans ist die durch ein Gantt-Diagramm, benannt nach Henry Gantt, der es Anfang des letzten Jahrhunderts entwickelte. Dabei wird die Dauer der einzelnen Arbeitspakete als Balken dargestellt; die Position des Balkens auf der horizontalen Zeitachse definiert den Beginn der Aufgabe.

Abbildung 1: Projektablaufplan mit verschiebbaren Aufgabenelementen (mit oder ohne Computer möglich)

Diese Art der Darstellung war und ist mit Hilfe von Papier und Stift bzw. mit einer entsprechenden Magnettafel und Aufgabenteilchen (o.ä.) möglich, wobei letzteres den an sich starren Projektablaufplan bereits variabler macht.

Projektablaufplan mit Hilfe von Computersoftware

Heutzutage, mit Hilfe des Computers und entsprechend leistungsfähiger Software, wird eben dieses seit einem Jahrhundert gängige Gantt-Diagramm noch einmal deutlich variabler und damit massiv aufgewertet:

• Beginn und Ende des Projekts sowie Dauer und Positionen von Arbeitspaketen lassen sich durch Eingabe von Daten bzw. Ziehen der Balken ohne Aufwand ändern. Dies gilt für praktisch alle, also auch die einfachsten Freeware- "Gantt-Programme"
• Start- bzw. Enddaten müssen nicht definitiv eingegeben werden, sondern ergeben sich aus Beziehungen der Aufgaben zueinander (siehe Abbildung unten). Diese Option im Projektablaufplan, die mit den größten Zusatznutzen von "Computer-Gantt-Diagrammen" darstellt, ist in weit weniger Software zu finden, besonders wenn sich die Beziehungen nicht auf "Ende-Anfang" beschränken (neue Aufgabe erst, wenn der Vorgänger abgeschlossen ist), sondern verschiedene Typen sowie zusätzliche Optionen (Versatz zwischen 2 Aufgaben, Überlappen von Aufgaben unter Beibehaltung der Abhängigkeit möglich sind. Im besten Fall lassen sich diese dynamischen Bezüge mit definitiven Vorgaben kombinieren (Stichtag, fixer Termin für bestimmte Aufgaben etc.) und es kann der "Kritische Pfad" im Projektablaufplan angezeigt werden, also alle Aufgaben, die den Gesamtverlauf des Projekts beeinflussen.

Abbildung 2: Projektablaufplan inkl. dynamischer Beziehungen der einzelnen Aufgaben in MindView

• Ein weiterer Vorzug des Projektablaufplans per Computer ist die Möglichkeit, alle Infos nicht nur im Diagramm selbst, sondern zusätzlich auch tabellarisch als Gliederung darzustellen (im Bild oben links des Diagramms). Dabei entsprechen sich die Zeilen von Diagramm und Gliederung. In einfacheren Programmen lassen sich Werte nur über die Gliederung ändern, bei professionellen, komfortableren Lösungen steht alternativ das direkte Bearbeiten im Diagramm zur Auswahl: Balken können im Projektablaufplan intuitiv verschoben, durch Ziehen verkürzt oder verlängert und mit anderen Aufgaben in Beziehung gesetzt werden. Im besten Fall können auch weitere Parameter (z.B. der Grad der Fertigstellung) direkt im Diagramm definiert werden. Änderungen in einer der beiden Darstellungen wirken sich automatisch auf die jeweils andere aus.

Ressourcen im Projektablaufplan

Bei umfassenderen Softwarelösungen ist es üblich, dass man den einzelnen Aufgaben Ressourcen zuweisen kann (Arbeitskräfte, Maschinen etc.). Bei wirklich professionellen Lösungen ist das nicht einfach eine zusätzliche, separate Information, sondern wirkt sich ggf. auch auf die Dauer einer Aufgabe aus. Dauert also eine bestimmte Aufgabe auf dem kritischen Weg des Projektablaufplans einfach zu lang (und schiebt damit die weiteren vor sich her), kann man ihr mehr Ressourcen zuweisen (also z.B. zwei statt einem Arbeiter) und sie bei entsprechender Programmeinstellung automatisch verkürzen (Abbildung unten).

Abbildung 3: Nachträgliches Zuweisen von Ressourcen zur im Projektablaufplan (MindView)

Wie man sieht, kann der Arbeitsablauf im Projektablaufplan - inkl. der meisten relevanten Parameter - mit guten Programmen ziemlich genau abgebildet werden, bei wirklich professionellen Lösungen sogar bis ins Detail. So könnte man jetzt noch bemängeln, dass nicht alle menschlichen Ressourcen immer verfügbar sind (u.a. Urlaub etc.), evtl. eine eigene Tages- oder Wochenarbeitszeit haben oder auch, ob Überstunden möglich sind oder nicht. Das lässt sich mit einem ressourcenspezifischen Kalender lösen, der pro Mitarbeiter die verfügbare Arbeitszeit, Urlaube usw. darstellt. Das Programm sollte diese Daten dann – abhängig vom Datum der Aufgabe – automatisch im Projektablaufplan in Betracht ziehen.

Projektablaufplan - Alternative Darstellung

Das Gantt-Diagramm (inkl. Gliederung) ist, wie gezeigt, die Darstellung der Wahl, um Projekte in einem Projektablaufplan möglichst übersichtlich und trotzdem inkl. aller Parameter darzustellen. Trotzdem kann es sinnvoll sein, ab und zu in eine andere Ansicht zu wechseln, z.B. zurück in die Organigramm-Darstellung des Projektstrukturplans, um eine andere Art der Darstellung und damit der Übersicht zu bekommen, evtl. auch, um weitere Projektstrukturplans, um eine andere Art der Darstellung und damit der Übersicht zu bekommen, evtl. auch, um weitere Werte auf die bereits bekannte Weise nachzutragen.

Abbildung 4: Austauschbare Ansichten (insgesamt 6) des Projektablaufplans in MindView

Deshalb ist es wünschenswert, dass dieser Wechsel ohne Aufwand (per Mausklick) möglich ist und vor allem: Dass die Ansichten lediglich die Darstellung und nicht den Inhalt des Projektablaufplans beeinflussen, d.h., dass alle Eingaben erhalten bleiben, unabhängig davon, ob und wie häufig zwischen den verschiedenen Ansichten gewechselt wird.

Ein anderer Grund, den Projektablaufplan nicht unbedingt als Gantt darzustellen, sind Mitarbeiter und Vorgesetzte, die damit nicht vertraut und durch diese Darstellung eher irritiert denn informiert werden. Eine Zeitleiste dagegen versteht jeder, d.h. eine entsprechende Ansicht kann äußerst hilfreich sein.

Abbildung 5: Alternative, einfacher zu verstehende Anzeige des Projektablaufplans per Zeitleiste